Немалая часть бизнес-коммуникации по-прежнему происходит через общение по телефону. Так было, так есть и так будет ещё очень долго. И — конечно же! — на звонки иногда уходит уйма времени. Для личных нужд это не так уж и плохо, а вот для дела — катастрофа. Как быстро и эффективно решить все вопросы по телефону? 6 советов от главного редактора Unclutterer и колумниста CNN Эрин Доланд (автор бестселлера «Упрости себе жизнь»):
1. Выпишите на лист бумаги всё то, о чем хотите сказать. Это может быть что угодно — маркированный/нумерованный список или mind-map. Первый вариант проще — вы легко добавите к каждому пункту информацию, услышанную от собеседника (цена на товар, номер телефона, задание, к-е нужно выполнить и т.п.)
2. «Буду краток»! Это поможет Вам уменьшить время на разговоры. Раньше на телефонных будках в Америке так и писали: «Выражайся короче». Бизнес-партнер будет Вам только благодарен — у него самого наверняка немало дел, и болтать с Вами ему, скорее всего, некогда. К тому же, Вы соберетесь с мыслями, что само по себе просто здорово.
3. Пользуйтесь гарнитурой (для тех, кто разговаривает по телефону много). Сплошная эргономика — обе Ваши руки не заняты ничем.
4. Никогда не звоните, чтобы спросить: «Моё письмо Вам пришло?» Вместо этого отправьте письмо ещё раз.
5. Не снимайте трубку, если заняты другим делом. Если Вы уже сконцентрировались и работаете над чем-то, Вы имеете полное право не отвечать на входящий звонок. Ведь на то, чтобы по-настоящему сосредоточиться, человеку надо не менее получаса! Всегда можно перезвонить попозже.
6. Выберите время для звонков. Запланируйте в своем рабочем календаре временной промежуток, когда Вы будете заняты только одним делом — (эффективным) общением по телефону. Когда придет время, отложите дела в сторону, обзвоните своих абонентов одного за другим — и спокойно занимайтесь следующим «не-телефонным» заданием. Разумеется, помня о п.5.
Необходимое примечание … Жизнь сложна, и её не всегда можно вписать в рамки правил. Работники «неотложки» пропустят мимо ушей пункты 5 и 6 — и будут абсолютно правы. Тем не менее, даже часть из приведенных выше советов сделает Ваше общение по телефону продуктивнее. Начните применять эти несложные рекомендации прямо сейчас — и радуйтесь результатам!
Больше полезных новостей - на главной странице блога! Все статьи "Полезнера" в Telegram!